Cosa significano le espressioni digitalizzazione e dematerializzazione

Le espressioni digitalizzazione e dematerializzazione sono state impiegate negli ultimi decenni in modo molto spesso confusionario.
A tal proposito queste espressioni si riferiscono ad una specifica strategia d’impresa, consistente nella volontà delle aziende di ridurre sensibilmente il consumo di carta.
L’obiettivo in questione si configura in un progetto più ampio a livello globale, al fine di salvaguardare il nostro pianeta e l’ecosistema.
Al fine di evitare possibili confusioni rispetto alla dematerializzazione e alla digitalizzazione di un documento, è opportuno informarsi rispetto alla dematerializzazione digitalizzazione e quali sono le differenze rispetto alle due diverse espressioni.
La dematerializzazione cartacea, ovvero dematerializzare un determinato documento equivale a trasformare quest’ultimo in formato digitale.
In sostanza la dematerializzazione consiste nella trasformazione del formato di un documento cartaceo in un documento digitale.
Questa operazione e trasformazione viene realizzata mediante l’utilizzo di appositi apparecchi tecnologici, fra i quali si possono citare gli scanner o anche gli smartphone.
Al fine di poter effettuare questa trasformazione attualmente è sufficiente essere dotati di un qualunque tipo di dispositivo elettronico capace di catturare ed immortalare un immagine, un documento.
La dematerializzazione dei documenti cartacei costituisce un processo che può riscontrare delle limitazioni nel caso in cui nel documento che si vuole trasformare siano presenti dei timbri o delle firme autografe.
Con l’espressione relativa alla digitalizzazione dei documenti viceversa si fa riferimento a quei particolari documenti sorti in formato digitale.
Fra questi si possono citare ad esempio le fatture emesse in modo automatico dai software d’impresa.
La differenza sostanziale fra la dematerializzazione e la digitalizzazione di un documento è rappresentata dal formato con il quale il documento ha origine.
Come detto in precedenza la dematerializzazione è caratterizzata dalla presenza di un documento che nasce in formato cartaceo, e che può essere successivamente trasformato in formato digitale mediante l’ausilio di appositi dispositivi tecnologici.
Con riferimento invece alla digitalizzazione si fa riferimento ad un documento che non necessita di alcuna trasformazione essendo quest’ultimo già configurato in formato digitale.
Al fine di ottenere maggiori informazioni rispetto alla dematerializzazione e alla digitalizzazione e alle differenze che sussistono fra queste ultime, si consiglia di visitare il sito www.savinosolution.com

La dematerializzazione di un documento: come viene realizzata

Come anticipato in precedenza attraverso la dematerializzazione di un documento si provvede alla trasformazione di quest’ultimo in formato digitale, nel rispetto comunque di quanto previsto dalle norme di legge.
Al fine di procedere a tale trasformazione è necessario procedere alla scannerizzazione di qualunque documento in formato cartaceo provvedendo inoltre alla realizzazione di un apposito sistema nel quale questi ultimi verranno archiviati.
La creazione di un sistema di archiviazione offre un vantaggio fondamentale che si riscontra nella possibilità di poter ricercare uno o più documenti in modo celere, pratico e funzionale.
Fra gli ulteriori vantaggi conseguibili da un azienda grazie alla dematerializzazione si possono citare: la riduzione delle spese con riferimento all’acquisto della carta e della manutenzione delle stampanti e la riduzione dei costi di gestione rispetto alle spese sostenute per la organizzazione degli archivi fisici.
In considerazione dei suddetti vantaggi occorre precisare che negli ultimi anni il processo di dematerializzazione è stato avviato non solo dalle imprese private, ma anche dagli enti pubblici facenti riferimento allo stato.
A tal proposito la dematerializzazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione ha reso possibile ai cittadini ed anche ai liberi professionisti la consultazione di numerosi documenti in modo pratico e funzionale.

Perché digitalizzare di un documento

In merito al perché digitalizzare un documento, la digitalizzazione offre numerose tipologie di vantaggi, non solo in quanto consente di evitare di dover procedere alla stampa di un determinato documento, ma anche in considerazione della semplicità con la quale i documenti possono essere ricercati in modo celere, pratico e funzionale.
La creazione di un documento in formato digitale offre inoltre una assoluta sicurezza e certezza rispetto all’invio e alla ricezione di documenti fra diversi destinatari, contribuendo inoltre all’automatizzazione delle procedure amministrative nella gestione di tutti i documenti digitali